がん研究会健康保険組合の個人情報保護方針

がん研究会健康保険組合は、加入者個人に関する情報(以下「個人情報」といいます。)を適切に保護する観点から、以下の取り組みを推進します。

  1. 当健康保険組合は、取得した加入者の個人情報について、適切な安全措置を講じることにより、加入者の個人情報の漏えい、紛失、き損又は加入者の個人情報への不正なアクセスを防止することに努めます。
  2. 当健康保険組合は、加入者からご提供いただいた個人情報を、加入者の健康の保持・増進など加入者にとって有益と思われる目的のためのみに使用いたします。また、個人番号については、番号法で定められた利用範囲において特定した利用目的でのみ利用します。
  3. 当健康保険組合は、あらかじめ加入者の事前の同意を得た場合を除き、加入者の個人情報を第三者に提供いたしません。また、個人番号をその内容に含む個人情報(以下「特定個人情報」という。)については、本人の同意有無にかかわらず、番号法に定める場合を除き、提供致しません。ただし、特定個人情報でない個人情報について、「個人情報の保護に関する法律」(平成15年5月30日・法律第57号)第27条第1項各号に該当する場合は、加入者の事前の同意を得ることなく、加入者の個人情報を第三者に提供することがあります。
  4. 当健康保険組合は、職員に対し個人情報保護に関する教育啓蒙活動を実施するほか、個人情報を取り扱う部門ごとに管理責任者を置き、個人情報の適切な管理に努めます。
  5. 当健康保険組合の業務委託する場合については、より個人情報の保護に配慮したものに見直し・改善を図ります。業務委託契約を締結する際には、業務委託の相手としての適格性を十分審査するとともに、契約書の内容についてもより個人情報の保護に配慮したものとします。
  6. 加入者が、加入者の個人情報の照会、修正等を希望される場合、当健康保険組合担当窓口までご連絡いただければ、合理的な範囲ですみやかに対応させていただきます。
  7. 当健康保険組合は、加入者の個人情報の取扱いに関係する法令その他の規範を遵守するとともに、本個人情報保護ポリシーの内容を継続的に見直し、改善に努めます。

がん研究会健康保険組合が保有する個人情報の利用目的の公表について

がん研究会健康保険組合(以下「組合」という)は、

  • 被保険者やその家族(以下「加入者」という)から提出された各種届出や申請書などに記載されている個人情報。
  • 加入者が医療機関等を受診した際に、医療機関等から組合に請求される診療報酬明細書(以下「レセプト」という)に記載されている個人情報。
  • 加入者が健康診断を受けた際の健診結果数値等の個人情報を基に、個人情報データベースを作成し健康保健事業に利用します。

組合の個人情報の利用目的は、健康保険法に定める「加入者の業務災害以外の疾病、負傷若しくは死亡又は出産に関する保険給付を行う」ことと、「加入者の健康の保持増進のために必要な事業を行う」ことにあります。一方で、健康保険組合は、レセプトや健診データなど医療情報やその他の個人情報を数多く取り扱っており、加入者の強い信頼を必要とする事業に該当します。そのため、個人情報保護委員会及び厚生労働省が示したガイドライン等において、個人情報の利用目的を、より詳細で限定的なものとすることが望ましいこととされています。当組合は、原則として別表1に掲げる個人情報について、その利用目的を原則として別表2のとおりとし、個人情報の利用目的や利用方法について、次のように公表します。
なお、組合が保有する個人情報については、組合が実施する健康保険事業以外に用いることはありません。

1.適用関係の各種届出などについて

  • 組合加入時の「被保険者資格取得届」、「被扶養者(異動)届」の記載事項(保険証の記号番号、氏名、生年月日、性別、住所、基礎年金番号、報酬月額等)を中心に入力処理することによって、加入者台帳など「マスターデータベース(以下「マスター」という)」を作成し、組合の業務処理コンピューターにデータを収納、健康保険業務全般に利用します。
  • 「被保険者資格取得届」、「被扶養者(異動)届」のチェックが終了した後、「健康保険被保険者証」の発行を行います。
  • 「被扶養者(異動)届」の提出に際して、課税・非課税証明書、在学証明書などの収入等判定書類によって、認定作業を行います。
  • 「被保険者資格喪失届」の際に、健康保険被保険者証の返還を求め、チェックの上、一定期間保存後に廃棄処分にします。
  • 「マスター」に登録されているデータに変更や追加があるときは、適用関係に関する変更(訂正)届出により、データの変更等を行います。
  • 「マスター」を用いて、給付データ、レセプトデータ、健診データ等と連動させて、給付の支払い等のチェック、医療費通知、各種保健事業実施のための対象者抽出や加入者の連絡等にも利用します。
  • 「マスター」の住所、氏名等の連絡先を用いて、組合の資格喪失後も必要に応じて、届出等に記載された連絡先にご連絡することもあります。
  • 医療機関や他の保険者(市区町村、年金事務所を含む。)から資格喪失か否かなど保険診療の照会があった場合、相手先確認の上、「マスター」の保険証の記号番号、氏名、生年月日、性別、資格取得日、資格喪失日など、有資格者か資格喪失者かについて回答します。
  • 資格喪失者の資格喪失後の受診などが疑われる場合、他の保険者や医療機関との重複給付調整のため、「マスター」の保険証の記号番号、氏名、生年月日、性別、資格取得日、資格喪失日などについて、他の保険者等に照会し確認します。
  • 「算定基礎届」、「月額変更届」によるデータを「マスター」に取り込み、保険料(調整保険料、介護保険料を含む)の徴収を行います。また、届出の際に、必要に応じて事業主に給与・賞与台帳等の提出を求め、チェックします。
  • 「マスター」作成を健康保険業務システム業者「ユニバーサル・ビジネス・ソリューションズ株式会社」に委託しています。
  • 組合機関紙等を被保険者に配布するため、「マスター」の保険証の記号番号、氏名、住所データを委託業者に渡し、各事業所、家庭等に送付します。

2.現金給付等の給付関係申請書類について

  • 業務処理コンピューターにデータを入力し、申請内容をチェックし、適正な給付決定処理を行います。
  • 給付記録をデータ入力保存し、以降の申請チェックに用います。
  • 出産育児一時金、家族出産育児一時金の請求者について、他の保険者との重複給付調整の必要上、他の保険者に「マスター」の保険証の記号番号、氏名、生年月日などを照会し、給付決定します。
  • 他の保険者から出産育児一時金、家族出産育児一時金の請求の有無について照会があった場合、相手先確認の上、申請、給付の有無について回答します。
  • 傷病手当金の請求者について、レセプトデータを用いて確認し、場合によっては主治医に治療状況等を確認又は訪問調査し、給付の決定を行います。

3.診療報酬明細書(レセプト)等について

  • 社会保険診療報酬支払基金から請求されたレセプトの画像及びレセプトデータを、組合の業務処理コンピューターに収納し健康保険業務に利用します。
  • レセプトデータをチェックし、請求内容に疑義があるものについて、社会保険診療報酬支払基金に対し再審査依頼します。
  • 再審査依頼の中で、資格喪失後の受診が疑われる場合は、医療機関に確認するため、医療機関に組合名、保険証の記号番号、氏名、生年月日、資格喪失日、受診日などを伝え、確認を取ります。
  • 高額療養費の支給が予想される患者の公費負担や自治体医療費助成の有無等について、医療機関に確認するため、医療機関に組合名、保険証の記号番号、氏名、生年月日などを伝え、確認を取ります。
  • レセプトデータを医療費分析に用い、組合の医療費適正化対策に利用するとともに、健康診断後の事後指導や生活習慣病予防教育の対象者抽出に利用します。
  • レセプトデータを基に、同月内に複数の医療機関に受診されている加入者を抽出し、指導を行います。
  • レセプトデータを参考にし、傷病手当金の支給決定を行います。
  • レセプトデータを参考にし、柔道整復療養等の療養費、第二家族療養費の支給決定を行います。
  • 開示請求の際、該当のレセプトデータを出力し対応します。
  • なお、開示請求に当たって、請求者が本人以外の場合は、開示請求手続きに則り、認められた者のみに開示します。
  • レセプトデータを委託業者に渡し、加入者に医療費通知を行います。
  • 交通事故等第三者の行為によって保険診療を受けた場合は、損害保険会社に当該患者のレセプトのコピーを医療費の証明として提出します。
  • 海外で医療を受けた方の医療費明細書等を日本語に翻訳するため、外部翻訳業者に委託します。
  • 健康保険組合連合会(健保連)が実施する高額医療給付の共同事業に申請するため、レセプトのコピーとその内容の一部を記載した申請書を健保連・交付金交付事業グループに送付し、医療費の助成を受けます。
  • 複数の組合によるレセプト点検研修会の事例とするため、個人情報を消した上で、教材として用います。
  • レセプトデータを参考にし、埋葬料、家族埋葬料の支給決定を行います。
  • レセプトデータを基に、医療費通知を加入者に通知します。

4.健康診断について

  • 健康診断は、健診受託業者に業務委託して実施します。
  • 結果数値については、受診者に通知するとともに、その数値データを健診受託業者から受け取り、組合の業務処理コンピューターに入力し、健康診断後の事後指導や生活習慣病予防教育の対象者抽出に利用します。
  • 組合は、事業主との共同事業として、健康診断を実施しており、被保険者(従業員)の健診結果数値については、原則として労働安全衛生法に基づく項目全てを事業主にも連絡し、双方でそのデータを保有し、被保険者の健康管理に役立てます。
  • 健診結果データを「マスター」に保存し、今後のデータと比較することによって、健康管理事業や保健指導の参考資料とします。

5.その他保健事業の実施について

  • 組合は、各種保健事業を実施するにあたり、「マスター」の保険証の記号番号、氏名、住所データなどについて利用します。
  • 保健事業の実施結果について、事業所名、氏名を付して機関紙等に掲載することがあります。

6.役職員人事関係データ及び組合会議員名簿、事業所担当者名簿について

  • 組合役職員の就任・採用に関する書類は、使用後、厳重に保管します。
  • 役職員の報酬に関する書類は、厳重に保管し、源泉徴収等の処理に用います。
  • 人事考課等人事に関する書類は、厳重に保管し、人事異動などの際に用います。
  • 組合会議員名簿、理事名簿は組合会、理事会の開催時等の連絡に用います。
  • 事業所担当者名簿については、事業所担当者説明会や健康管理推進委員会、その他個別の業務連絡などに用います。

7.特定個人情報について

特定個人情報とは、個人番号(通称マイナンバー)(個人番号に対応し、当該個人番号に代わって用いられる番号、記号その他の符号であって、住民票コード以外のものを含む)をその内容に含む個人情報を指します。特定個人情報は「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(以下「番号法」という。)により、行政機関等の行政事務を処理する者の間で情報連携を実施する(例:健保組合の扶養認定に際し、市町村より課税・非課税情報の提供を受ける)等、利用範囲が定められており、番号法で定める利用範囲において特定した利用目的を超えて利用しません。
なお、番号法に定める利用範囲を超える場合、特定個人情報から個人番号をマスキング、削除する等の措置を講じます。

8.個人情報の保存管理、廃棄・消去について

  • 各種届出、申請書類、レセプト等の紙に記載された個人情報については、入力処理が終わった際、組合の文書管理規程に則り、規定保存年数まで倉庫に保存し、確認等の必要がある時以外は保管場所から持ち出さないこととします。
  • 紙以外の媒体による個人情報については、紙以外の媒体による保存に係る運用管理規程に則り、適正に保存管理を行います。
  • 規定の保存年数を経過した個人データや処理が終わり不要となった個人データについては、紙の書類は読みとれない大きさに裁断し、大量個人データの廃棄については、委託業者に委託し、溶解処理を行います。
  • パソコンや磁気媒体の廃棄又はリースの返却時には、データ消去ソフトによってデータが読みとれないようにして、廃棄又はリース返却します。

個人情報の第三者提供の同意について

個人情報保護法では、個人情報取扱事業者(当健保を含む)は、あらかじめ、本人の同意を得ないで、個人情報を第三者に提供してはならないとされています。従って、例えば、民間保険会社、職場、学校等の第三者から健康情報等の照会があった場合には、本人の同意を得ないで第三者に個人データを提供することはありません。しかし、被保険者にとって利益となるものや医療費通知などの現行通知方法を変更することにより、健保組合の負担が膨大である上、明示的な同意を得ることが必ずしも本人にとって合理的であるとはいえない内容については、被保険者等から特段明確な反対・保留の意思表示がない場合には、これらの個人情報の利用について黙示による包括的な同意が得られているものとして取り扱ってよいこととされています。なお、「年間医療費のお知らせ」、「給付金支給決定通知書」については、被保険者本人だけでなく、家族の方にかかわる事項となりますので、家族の方も対象となります 当健保では、事項について包括的な合意を得たこととして取扱います。

1.個人情報の第三者への提供(包括的合意事項)

医療費通知を世帯まとめて通知すること。

2.第三者へ提供する個人情報(個人データ)の項目及び手段・方法

  1. 第三者に提供される個人情報の項目
    受診者氏名、診療年月、支給期間、診療区分又は給付種別、日数、医療費総額、健保負担額、自己負担額、診療を受けた医療機関の名称、法定給付費額、付加給付額、支払日
  2. 提供の手段又は方法
    1.の内容が含まれた「年間医療費のお知らせ」、「給付金支給決定通知書」を健保登録住所へ郵送します。

3.第三者への提供の停止手続

  1. 被保険者等は、利用目的の中で同意しがたいものがある場合は、その事項について、あらかじめ本人の明確な同意を得るよう健保組合に求めることが出来ます。
  2. 被保険者等から上記の意思表示がない場合は、公表された利用目的について同意が得られたものとします。
  3. 同意及び保留は、被保険者等からの申出により、いつでも変更は可能です。停止を希望される場合には、当健保にご連絡ください。

個人情報の共同利用について

当健康保険組合は、その保有する個人情報(個人データ)について、次のとおり共同での利用を行いますのでお知らせいたします。
なお、個人情報保護法第 23 条第 5 項第 3 号において、「(1)個人データを共同で利用すること、(2)共同で利用される個人データの項目、(3)共同で利用する者の範囲、(4)利用目的及び、(5)個人データの管理責任者の氏名・名称について、本人が容易に知り得る状態に置いているとき」は、当該個人情報(個人データ)の提供を受ける者は第三者に該当しないことから、あらかじめ本人の同意を得ずに当該個人情報(個人データ)を提供できることとされています。

1.高額医療給付に関する交付金事業

健康保険組合と健康保険組合連合会(以下「健保連」という。)では、健康保険法附則第2条に基づく事業として、組合が高額な医療費が発生した場合に、その費用の一部を健保連から交付する事業を実施しています。その事業申請のため、以下の項目を付した個人情報を健保連に提出いたします。

  1. 共同利用する個人情報(個人データ)の項目
    診療報酬明細書(調剤報酬明細書を含む。以下「レセプト」という。)の電子・紙レセプトのコピー、当該レセプト患者氏名、性別、本人家族別、入院外来別、診療年月、レセプト請求金額などを記録(記載)した「交付金交付申請総括明細データ」もしくは「交付金交付申請総括明細書」上記のほか、レセプト記載データの全ての項目
  2. 共同利用者
    当健康保険組合 組合職員
    健康保険組合連合会 交付金交付事業グループ・高額医療担当職員
    業務委託先:公益財団法人 日本生産性本部、ICT・ヘルスケア推進部及び協力会社
  3. 共同利用目的
    当健保:高額医療事業の交付金申請のため。
    健保連:高額医療事業の適正な交付を行うため。また、1月1千万円以上のレセプト公表(個人情報を除く)により医療費の高額化傾向を訴える材料とする。
  4. 個人情報の管理について責任を有する者
    当健保:事務長
    健保連:健康保険組合連合会 組合サポート部 部長

2.事業主と共同で使用する個人情報

当組合では、以下の目的において、事業主と共同で個人情報を使用します。

  1. 共同利用する個人情報(個人データ)の項目
    1. 1.

      本人情報(氏名、性別、生年月日、所属部署、職階、住所、電話番号、銀行口座、標準報酬月額、標準賞与、事業所社員コード、メールアドレス等)

    2. 2.

      健康保険組合が保健事業として実施している健診(定期健診、人間ドック等)の受診者の情報(記号、番号、氏名、生年月日、性別、年齢、住所、電話番号、メールアドレス、事業所名称、社員コード、健診受診日、健診予約日、健診機関名、健診実施項目、健診の結果数値、所見、問診、指導内容等)

  2. 共同利用者
    健保組合、事業主、人事部門担当者、産業医、健診実施部門、委託先事業者
  3. 共同利用目的

    • 上記1-1については、健保組合において、健康保険法に定められた健保組合の業務(資格の取得・喪失等)及び保険給付、保健事業等を円滑かつ正確に遂行するため
    • 上記1-2については、健康保険組合及び事業主において、被保険者の健康診断結果に基づく事後措置、保健指導等による健康維持増進及び重症化予防を図るため、実施後の評価・分析等を行い効果的な事業実施を事業主と図るため
  4. 個人情報の管理について責任を有する者
    当健保:管理責任者 事務長
    事業所:事業主

個人情報に関する相談・問い合わせ窓口

がん研究会健康保険組合

別紙

別表1 :健康保険組合等が保有する個人情報の例
  • Excel
別表2 :健康保険組合の通常業務で想定される主な利用目的
  • Excel